Để có thể xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, các doanh nghiệp cần phải đảm bảo tuân thủ đúng quy trình cụ thể. Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển như thế nào? Dưới đây là 8 bước trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết để mọi người nắm rõ.
Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu
Trong sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, đầu tiên và cũng là quan trọng chính là việc xin giấy phép xuất khẩu, nếu không thì bạn không thể vận chuyển hàng hóa sang nước khác được.
Để xuất khẩu được hàng hóa cần phải có giấy phép xuất khẩu đúng quy định
Vậy nên, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị, xin giấy phép xuất khẩu để có thể chứng minh được tính hợp pháp của sản phẩm của mình.
Bước 2: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bằng việc đặt booking và lấy vỏ container rỗng
Việc đặt tàu sẽ tùy thuộc vào lịch trình đưa ra trong khi đàm phán, ký kết hợp đồng giữa hai bên, đảm bảo chi phí vận tải và thời gian vận chuyển phù hợp với cả bên bán, bên mua và bên vận chuyển.
Thông thường, đối với hàng xuất theo điều kiện CNF hay CIF thì doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm chịu chi phí và sắp xếp lịch trình vận chuyển bằng đường biển. Có nghĩa là chủ hàng sẽ chủ động liên hệ với hãng tàu để lấy booking cho lô hàng xuất đi của mình.
Còn trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB thì doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan và chuyển hàng đến cảng. Còn các khâu còn lại đến việc vận chuyển hàng xuất khẩu sẽ do phía bên mua chịu trách nhiệm.
Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển sau khi lấy được lịch trình booking từ hãng tàu, mọi người sẽ tiến hành cần phải chuẩn bị các chứng từ thủ tục về việc xuất khẩu hàng hóa như trong hợp đồng thương mại.
Bước 4: Lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và chuyển ra cảng
Trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu, ở bước này mọi người sẽ tiến hành lấy thông tin booking từ hãng tàu để có thể tiến hành lấy vỏ container rỗng và tiến hành đóng hàng, chuyển hàng ra cảng.
Đảm bảo chất lượng vỏ container đóng hàng an toàn
Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng hãng tàu sẽ có hoạt động lấy vỏ container khác nhau. Mọi người cần phải tìm hiểu kỹ thông tin và quy định phía bên hàng tàu để quá trình đóng hàng diễn ra suôn sẻ.
Lưu ý, khi lấy vỏ container cần kiểm tra chất lượng vỏ container có đảm bảo hay không, để tránh gây ảnh hưởng tới việc đóng hàng và vận chuyển hàng trên biển.
Sau khi đã lấy vỏ container, doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng hàng. Nếu lô hàng phải tiếp tục bị kiểm tra tại cảng thì khi đóng chỉ nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Sau khi kiểm tra xong mới tiến hành kẹp chì hãng tàu chắc chắn. Như vậy sẽ đảm bảo tránh mất thời gian, mất phí xin lại chì mới.
Khi đóng hàng xong, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị phiếu xác nhận khối lượng, thông tin hàng để nộp trực tiếp tại cảng.
Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CO
Để đảm quy trình xuất khẩu hàng bằng đường biển an toàn, tránh rủi ro không dự kiến được trong khi vận chuyển thì mọi người nên mua bảo hiểm hàng hóa. Bạn có thể liên hệ với các công ty bảo hiểm để chọn được gói mua phù hợp với giá trị hàng hóa của mình.
Lưu ý, đối với lô hàng xuất khẩu theo diện CNF hay FOB sẽ không cần phải mua bảo hiểm.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng
Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc làm thủ tục hải quan được xem là quan trọng nhất. Ở bước này, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các thủ tục giấy tờ liên quan như: Hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, phiếu hạ hàng,… để nộp trực tiếp cho Cục Hải Quan.
Nếu hồ sơ hợp lệ, phía Hải Quan sẽ có quyết định thông quan cho lô hàng xuất khẩu của bạn.
Bước 7: Giao hàng cho tàu
Sau khi lô hàng xuất khẩu đã có được quyết định thông quan, mọi người sẽ tiến hành cung cấp bill để hãng tàu tiến hành lên vận đơn và tiến hành việc di chuyển, giao nhận hàng bằng đường biển tới người nhận.
Quá trình giao hàng tại cảng cần đúng lịch trình ký kết trong hợp đồng
Bước 8: Thanh toán tiền hàng
Bước cuối cùng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển này, phía chủ hàng sẽ phải hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán cho hãng tàu bao gồm: Vận đơn đường biển, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận khử trùng, phiếu đóng gói. Trong trường hợp chủ hàng thanh toán bằng L/C thì bạn sẽ phải nộp bộ hồ sơ chứng từ này đến ngân hàng đại diện thông báo để hoàn tất.
Kết luận
Trên đây là 8 bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Tùy thuộc vào điều kiện thực tế và phát sinh thì sẽ có thể bổ sung thêm một số bước nữa. Vậy nên, nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xuất khẩu hàng hóa, hoặc chưa có kinh nghiệm thì có thể tham khảo các dịch vụ hỗ trợ từ Cảng Lotus để có thể giúp quá trình xuất khẩu bằng đường biển an toàn, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm nhất.