Tùy thuộc vào từng mặt hàng LCL (hàng lẻ) hay FCL (hàng nguyên container) sẽ có quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển khác nhau. Nhưng về cơ bản chúng sẽ bao gồm 9 bước quan trọng mà Cảng Lotus phân tích trong bài viết sau đây.
Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương (giữa người bán và người mua)
Bước đầu tiên trong quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển chính là việc bên chủ hàng và chủ tàu sẽ tiến hành thương thảo với nhau, để thống nhất các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương.
Quá trình làm hàng xuất khẩu cần có hợp đồng rõ ràng
Lưu ý, trong hợp đồng cần ghi rõ những điều khoản về điều kiện giao hàng, hàng hóa, trách nhiệm mỗi bên, bồi thường… Dựa vào những điều khoản đã đưa ra để người xuất khẩu có thể thực hiện rõ trách nhiệm của mình ở các bước sau.
Bước 2: Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển cần phải xin giấy phép xuất khẩu
Ở bước này sẽ có 2 trường hợp xảy ra.
- Trường hợp 1: Đối với sản phẩm/dịch vụ được cho phép xuất khẩu theo quy định của cơ quan ban ngành sẽ không cần phải xin giấy phép.
- Trường hợp 2: Đối với những sản phẩm thuộc diện quản lý đặc biệt từ Chính Phủ như: vật liệu nổ công nghiệp, dược liệu quý hiếm, tiền chất sử dụng trong công nghiệp,… sẽ bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định.
Việc xin giấy phép xuất khẩu ở trường hợp 2 khá mất nhiều thời gian. Đòi hỏi chủ hàng cần phải tiến hành chuẩn bị kỹ để giúp quá trình xuất khẩu hàng hóa thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Bước 3: Xác nhận thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng)
Trong quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển thì bước thanh toán này khá đơn giản nhưng tốn kém nhiều thời gian, vì rất dễ xảy ra nhiều vướng mắc liên quan đến rủi ro cho nhà xuất khẩu.
Chú ý việc xuất khẩu hàng hóa cần thanh toán đúng hợp đồng
Vậy nên, dựa vào các điều khoản thanh toán ghi rõ trong hợp đồng thì hai bên cần phải thực hiện việc thanh toán ngoại thương đúng thời hạn và đúng số tiền đưa ra.
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất (sản xuất, đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng)
Sau khi bên chủ hàng tiến hành thanh toán cho bên xuất khẩu đúng điều khoản hợp đồng. Phía nhà xuất khẩu sẽ tiến hành lên kế hoạch để kiểm tra hàng hóa, đóng gói đúng quy cách và sắp xếp lên lịch đóng hàng theo đúng tiến độ.
Bước 5: Quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển với việc thu xếp chỗ với hãng vận tải
Ở bước này sẽ tùy thuộc vào từng cơ sơ giao nhận hàng, điều kiện chi phí để có thể thuê tàu phù hợp. Về cơ bản thì nghiệp vụ này sẽ bao gồm các bước sau:
- Liên hệ với các công ty giao nhận để lựa chọn đơn vị phù hợp với lịch trình và giá cước.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp và tiến hành đăng ký giao nhận hàng và các dịch vụ đi kèm như xếp dỡ, container, vận chuyển hàng về cảng…
- Tiến hành tổ chức giao hàng cho đơn vị vận chuyển và tiến hành ký kết biên bản giao hàng.
Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về kho bãi khai thác hàng lẻ
Sau khi đã chốt thông tin lịch trình giao hàng, chủ hàng sẽ tiến hành đóng gói hàng hóa và tiến hành giao cho bên chủ tàu để vận chuyển đến kho bãi theo đúng lịch đã ký.
Quá trình đóng gói hàng hóa rất quan trọng
Lưu ý: Đối với hàng lẻ cần phải được đóng gói kỹ lưỡng, có dán niêm phong. Hàng cận hạ trước giờ tàu cắt máng nếu không sẽ dễ bị rớt tàu. Trường hợp hàng phải làm kiểm tra cũng sẽ phải thực hiện luôn ở bước này.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Trong quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển thì đây là bước quan trọng nhất ảnh hưởng tới việc hàng có được xuất khẩu hay không. Ở bước này, chủ tàu sẽ được chủ hàng ủy quyền làm thủ tục hải quan.
Vậy nên, để làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị bộ chứng từ làm hàng xuất khẩu bao gồm: Hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, phiếu đóng gói, phiếu hạ hàng, giấy giới thiệu.
Sau khi hoàn thành thủ tục và được xét duyệt thông quan, mọi người sẽ nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để tiến hành ký thực xuất với phía cơ quan hải quan giám sát.
Bước 8: Các bước công việc khác trong quy trình làm hàng xuất khẩu đường biển
Khi đã có vận đơn, mọi người cố gắng gửi file mềm bộ chứng từ hàng xuất khẩu để thông báo cho người nhận về việc hàng chuẩn bị được xếp lên tàu và xuất khẩu. Đồng thời, chủ hàng cần phải hoàn thành thủ tục để được cấp những chứng từ liên quan theo đúng quy định trong hợp đồng như: Chứng nhận xuất xứ (CO), chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển, chứng thư kiểm dịch thực động vật.
Quá trình làm hàng xuất khẩu cần có đủ chứng từ đúng quy định
Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp nên gửi bản mềm chính thức cho người nhận để họ xác nhận. Trường hợp nội dung cần sửa đổi thì cần tiến hành làm sớm để không gây ảnh hưởng tới quá trình giao nhận hàng xuất khẩu.
Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Bước cuối cùng trong quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển này, khi đã có bộ chứng từ đầy đủ thì mọi người sẽ tiến hành gửi cho phía bên bán bộ chứng từ gốc kèm theo file scan để phía nhận hàng có những chuẩn bị tốt trong quá trình giao nhận hàng xuất khẩu.
Kết luận
Trên đây là những bước trong quy trình làm hàng xuất khẩu bằng đường biển. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc này, có thể tìm đến những đơn vị hỗ trợ cung cấp dịch vụ uy tín để chọn được giải pháp xuất khẩu hàng an toàn, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm. Và Cảng Lotus là một trong những đơn vị uy tín để hỗ trợ giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp xuất khẩu hàng hóa hiệu quả nhất.